繰り返す仕事を一つ選ぶ
メッセージの情報を表へ転記する、メモを要約する、返信の下書きを用意するといった仕事は、チームの日常業務の一部になります。自動化を検討する際は、その作業を現在どのように行っているかを書き出すことから始めると、相談の対象を具体化できます。
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KavushionのAI自動化では、支援したい業務の流れから話し合います。試す価値のある作業、必要な道具、システムに任せる責任の範囲を整理します。
必要性が明確な場合にAIを検討する
単純なルールで対応できる仕事もあります。形式が決まったフォームの回答を転記するだけなら、通常のシステム連携が適している場合があります。形式の異なる文章を扱い、チームが確認する要約を準備するような作業では、AIの利用を検討できます。
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一例として、処理の許可があるメモから要約の下書きを作る試験が考えられます。その後、担当者が不足や誤りを確認してから結果を使います。
この流れを作る前に、情報の出所、アクセスできる人、期待する出力、結果が適切でない場合の対応を記録しておきます。
広げる前に小さく試す
最初の試験は、一つの作業に絞ると評価しやすくなります。手作業にかかる時間、起こる誤りの種類、自動化した後に必要となる確認の量を記録します。現在の手順と比べる材料を用意してから、使う範囲を広げるか判断します。
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記録は、新しい流れが本当に役立つかを考えるための材料です。システムが回答を出す速さだけで削減効果を計算せず、出力を確認し、修正する時間も含める必要があります。
人による確認と戻す手順を用意する
Kavushionは、アクセス権限、人による確認、試験を止める条件の話し合いを準備の一部として扱います。システムが動かない場合や、出力を信頼できない場合に、手作業へ戻る方法をチームが把握している必要があります。
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Webサイトや社内システムも必要な事業では、それらの業務と合わせて自動化を検討できます。連携の実装は、利用できるアクセス、ドキュメント、合意した作業範囲に依存します。
次の相談の前に
- 試したい作業の現在の手順を書き出す。
- AIと通常のルールや連携を比較する。
- アクセス権限と人による確認を決める。
- 試験を止める条件と手作業への復帰方法を合意する。